Aconso - Digitale Personalakte

Einrichtung von aconso –Digitale Personalakte

Zum Einrichten der Digitalen Personalakte müssen Sie Administrator in umantis sein. Der Administrator kann über „Einstellungen“ in den Anpassungsmodus wechseln und ganz unten die „Einstellungen für aconso“ einblenden.

Damit die Schnittstelle zu aconso genutzt werden kann, ist es notwendig, dass Sie ein Systemkonto in umantis konfigurieren und die Daten Ihres aconso Accounts eintragen. Der Link „E-Dossier“ im Vorgesetztenbereich erscheint nur, wenn dem Benutzer ein Systemkonto zugewiesen ist.

Erstellen eines neuen Systemkontos

1. Gehen Sie in die Einstellungen und scrollen Sie im Fenster nach unten zu „Einstellungen für aconso“(/Administration/Interfaces/Aconso/New).

2. Klicken Sie dort auf „Neues aconso Systemkonto erfassen“.

3. Füllen Sie das Formular mit den Daten, welche Sie von aconso erhalten haben, aus.

• Rolle: Die Rolle in umantis für welche das Systemkonto in aconso gelten soll. Es darf nur 1 Systemkonto pro Rolle definiert werden. Werden mehr Systemkonten pro Rolle definiert funktioniert die Schnittstelle nicht. Dies soll als Sicherheit fungieren, damit z.B. einem Mitarbeiter in umantis nicht eine höhere Rolle mit mehr Rechten in aconso zugewiesen werden kann.

• Basis-URL: Das ist die Basisadresse Ihres aconso Systems. Diese URL erhalten Sie von aconso.

• Mandant: Hier wird der Mandant Ihres Systemkontos eingetragen. Diesen erhalten Sie ebenfalls von aconso.

• ID des Systemkontos: ID unter der Ihr Zertifikat abgelegt ist.

• Verfügbare Sprachen in aconso: Bitte wählen Sie hier aus, welche Sprachen Sie in aconso für dieses Systemkonto eingerichtet haben. Generell wird die Benutzersprache von umantis an aconso übergeben.

• Fallbacksprache: Sollte die Benutzersprache des angemeldeten Benutzers keiner dieser Sprachen entsprechen, wird auf die Fallbacksprache des Systemkontos zurückgegriffen. Ist auch diese nicht definiert, wird die Hauptsprache der Lösung verwendet.

• Einstiegsseite: Wenn Sie mehrere Module von aconso haben, könnte hier die Einstiegsseite bestimmt werden. Im Moment gibt es nur den Einstieg direkt in die Personalakte.

• Navigation ausblenden: Voreingestellt wird die Navigation bei Absprung in aconso immer eingeblendet. Setzen Sie bei „Navigation ausblenden“ einen Haken, wird die Navigation in aconso ausgeblendet.

• Quellsystem Schlüssel: Zusätzlich zum Personen Schlüssel auch den Quellsystem Schlüssel zur Mitarbeiteridentifikation in aconso verwenden. Hinweis: Die drei Parameter müssen in aconso konfiguriert werden. Parameter-Name: user_SOURCEKEY / acc_SOURCEKEY / app_SOURCEKEY

• Zertifikat Datei: Hier laden Sie das Zertifikat im Format .p12/ .pfx hoch. Andere Formate sind derzeit nicht in umantis möglich. Die Zertifikate erhalten Sie nicht von umantis oder aconso. Diese können Sie von einem Drittanbieter.

• Passwort: Passwort angeben, welches zu dem Zertifikat gehört

• Speichern

Einrichtung für die Mitarbeiter

Jedem Mitarbeiter muss nachher in der Mitarbeiterakte einem Mandanten zugewiesen werden, wenn diese die Möglichkeit erhalten sollen auf ihr E-Dossier zugreifen zu können. Der Link für die Mitarbeiter im SelfService erscheint nur, wenn dem Mitarbeiter ein Mandant zugewiesen ist. Die Einstellungen dazu finden Sie bei den jeweiligen Mitarbeitern unter „Einstellungen“ – „Einstellungen zu aconso“ (/Employment/Current/ID/Profile/Settings).

Alternativ kann diese Zuweisung auch mit dem Mitarbeiterimport erfolgen. Dazu müssen zunächst alle Mitarbeiter einmal exportiert werden. Dann bitte die zusätzlich notwenige Variable, welche nicht default im Excel Dokument eigetragen ist, an beliebiger Stelle eintragen und die Mitarbeiter mit den entsprechenden Mandanten zurück importieren.

Die Variable lautet: [Person.AconsoMandant]

Schritt für Schritt Anleitung:

1. Administrator: Einblenden der Einstellungen für aconso“ Administration/Interfaces/Aconso/New)

2. Erstellen des Systemkontos:

• Klick auf Bleistift um in die aconso Einstellungen zu gelangen

• „Neues Systemkonto erfassen“:

• Rolle: Rolle in umantis auswählen

• Basis URL des aconso Systems eintragen

• Mandant des Systemkontos eintragen

• ID des Systemkontos eintragen

• Sprachen in aconso auswählen

• Fallbacksprache auswählen

• Bei Bedarf: Navigation ausblenden wählen

• Bei Bedarf: Quellsystem Schlüssel angeben

• Zertifikat auswählen (Format: pkcs#12)

• Passwort zum Zertifikat eingeben (gehört zum Zertifikat)

• Jedem MA einen Mandanten zuweisen (manuell oder mit MA Import)

• Manuell:

• /Employment/Current/ID/Profile/Settings

• Mandant zuweisen

• Per Import :

• Mitarbeiter exportieren

• Variable [Person.AconsoMandant] einfügen

• Mandant zuweisen

• Mitarbeiter zurück importieren